Workflow i virksomheden. Management Programme Dokument og journalføring

Workflow automation er en foranstaltning tyet til af næsten alle moderne virksomheder. Selv små virksomheder arbejder med en masse på forskellige dokumenter, herunder breve, budgetter, fakturaer, kontrakter og alle former for krav. Det er grunden til, at næsten enhver moderne organisation forsøger at bruge denne foranstaltning som en arbejdsproces, som er tilvejebragt på bekostning af fuldstændigheden og opbevaring af data, nem at finde og lagre forskellige oplysninger, og begrænse optimering af den tid, der kræves til godkendelse.

Hvorfor det?

Stort set alle virksomhedens medarbejdere bruger en masse tid på at forsøge at finde de rigtige oplysninger, og statistik veltalende siger, at det tager omkring halvdelen af arbejdstiden. Som det også sker, at du er nødt til at genskabe ny i stedet for re-bruge nogen dokumenter, der findes "et eller andet sted". Det er en standard er en situation, hvor den oprindelige tekst i en traktat er advokat i computeren, og journaloptegnelser om de værdipapirer, der følger med udførelsen af kontrakter udført i regnskabssystemet, er regninger og handlinger, der er indeholdt i den finansielle afdeling i papirform, og korrespondance vedrørende afviklingen af traktaten arbejde er i elektroniske postkasser medarbejdere. Denne "spredning" af information er yderst skadeligt for sikkerhed, integritet og konsistens, er det i sådanne situationer er der egentlig automatisering af arbejdsgange.

Gennem indførelse af specialiserede informationssystemer løste fremherskende fleste problemer. For eksempel er nogle af budgetteringssystem tilvejebringer evnen til at skabe et system af indbyrdes forbundne budgetter, efterfulgt af dannelsen og opbevaring af forskellige udgaver af sådanne dokumenter, samt en angivelse af deres status. Således er problemet delvist løst budget dokument ved brug af sådanne systemer.

Men glem ikke, at den nuværende budgetramme, samt regnskabs- og ERP-system i langt de fleste tilfælde arbejder med struktureret information, dvs. type data, der kan oprettes og lagres i en tabelform. Ifølge de fleste eksperter, den samlede mængde data i enhver moderne virksomhed struktureret information giver kun 20%, mens resten omfatter e-mails, tekstdokumenter, forskellige rapporter om forhandlinger og møder, billeder osv Ganske ofte, uden at foretage undersøgelser ustruktureret information er simpelthen ikke muligt at foretage en normal vurdering kontektsta, som allerede er til stede struktureret. Opbevaring, indsamling og efterfølgende behandling af sådanne oplysninger er leveret af brugen af sådanne foranstaltninger som arbejdsgangen og content management systemer information selskab.

Hvad er det?

Med hjælp af det elektroniske dokument management system giver organisationer af enhver interaktion mellem de ansatte i en organisation på grundlag af de forelagte dokumenter. Igen 1C dokument indeholder bestemmelser om oprettelse af dokumenter, muligheden for at flytte dem om organisation og opretholder kontrol over udførelsen af dokumenter og processer, der er beskrevet ved at bruge dem. , Det elektroniske dokument giver således virksomheden enorme række fordele, oversætte hendes arbejde er faktisk et nyt niveau.

Hver eneste dokument i dette elektroniske system er kendetegnet ved et helt sæt af detaljer, der kendetegner det entydigt (ofte omtalt som sådanne sæt af kort). Kortet kan indeholde en række oplysninger, herunder den type dokument, dato for dannelse og forandring, forfatteren samt lagerplads og meget mere. I fremtiden dokument management system vil give lagring og genfinding af den krævede dokumentation i henhold til de oplysninger, der er blevet angivet i kortet.

muligheder

Elektronisk dokumenthåndtering giver organisationer med ikke kun en masse fordele, men det åbner også op for mange nye muligheder, hvilket også er vigtigt.

centraliseret kontrol

Uanset hvor stor er dette eller hint virksomhed dokument management system giver mulighed for hurtig ændring i form af dokumenter, der cirkulerer på det. For eksempel for at ændre ansøgningsskemaet for nogen af omkostningerne ved de forskellige ansvarscentre bare at foretage visse justeringer til skabelonen nok, at krav, der allerede er lagret i systemet. Efter dette, vil medarbejdere, der udfylder en sådan anvendelse ikke være i stand til at bruge dokumentationen forældede former, eftersom anvendelsen fyldes og sendes gennem systemet.

Dokumentation livscyklus

Hver dokument, der vil give op og behandles i enhver virksomhed, nødvendigvis går gennem flere faser, der er. For eksempel, når det kommer til virksomhedernes budget, er det nødvendigt først at gøre, og derefter godkende og udføre på bestemte tidspunkter. Efter dette, diverse aktuelle og planlagte udførelse af budgettet underkastes grundig analyse og sendes til arkivet. I 1C giver dokument stram kontrol over livscyklus dokumenter, under hensyntagen til de grundlæggende krav i virksomhedsmiljø, samt forskellige juridiske regler og industristandarder for selskabets virksomhed.

Teamwork

Elektronisk dokument management system giver meget mere end blot en organisation af kollektivt arbejde på dokumenter, og til stede vil være eksperter, der er i forskellige kontorer eller endda i forskellige byer.

Systemet gemmer et tilstrækkeligt stort antal versioner af samme dokument, ud over at lede og forandring, kan de anmærke dataene, der er, tilføje til dem nogle kommentarer og noter, uden at det påvirker de grundlæggende oplysninger, som han skal levere.

fortrolighed

Snarere vigtigt træk ved sådanne systemer er, at i det samme dokument 1C kan abonnere gennem en særlig digital signatur fulgt op med kryptering af. Dette gør det muligt ikke blot at bekræfte ægtheden af enhver oplysning, men også entydigt identificeret med forfatteren, samt for at opnå den mest effektive sikkerhed til lagring af forskellige data, hvis det er nødvendigt.

routing

Hvis det elektroniske dokument management system ikke er tilgængeligt, så i dette tilfælde den medarbejder, der deltager i skabelsen af visse værdipapirer, må nødvendigvis forstå, hvem der er bedst til at overføre disse værdipapirer. Elektronisk dokumenthåndtering i virksomheden til automatisk at overføre data rette person.

I sig selv routing er gratis og stiv. Fri giver mulighed for at dokumentere retning af absolut eventuelle modtagere efter behov, mens den stive giver den mest præcise regulering, men i særlige tilfælde virkningen af præ-installeret i dokumentationen til systemet af færdselsreglerne kan være lidt pause (for eksempel, hvis du har brug for at sende udkastet til dokumentet til gennemsyn til nogle eksterne eksperter).

adgangskontrol

Der er flere muligheder for, hvordan man kan skelne mellem de forskellige beføjelser virksomhedens medarbejdere i form af dokumentation ledelse. Således en avanceret workflow tillader en person til at give fuld kontrol over de data, begrænser muligheden for at redigere eller endda tillader kun view eller anmærke nogen filer. Dette forenkler arbejdet med forskellige data, og det er vigtigt - det bliver meget sikrere.

integration

For at sikre maksimal dataintegritet, der er tegnet i en bestemt virksomhed, elektronisk dokumenthåndtering i virksomheden giver for integration af det installerede system med andre - økonomisk, industrielt, analytisk, etc. Gennem en sådan integration har moderne workflow-system ofte nok gjort brug som en slags bindeled mellem de mange software-typer.

Dokumenter af alle systemer, er logisk knyttet til denne information, kaldet kontekst. Det kan omfatte indholdet af et papir eller e-mails, faxer, betalingssystemer dokumenter, optegnelser af aktiviteter, video eller lydoptagelser, og endda en masse andre oplysninger. kan tilføjes Baggrunden for dokumentet manuelt eller helt automatisere processen, afhængigt af præferencer og behov i forvaltningen.

For eksempel kan det moderne system af automatisering af arbejdsgangen i processen med dannelse og de efterfølgende ændringer i de budgetter anvendes en række andre kontekstuel information:

• alle former for markedsundersøgelser, herunder ikke blot sin egen, men også dem, der blev opnået fra eksterne kilder;
• Forskellige aftaler med modparter (købere eller sælgere);
• Særlige juridiske og referencedokumenter;
• yderligere dokumentation, som afspejler i sig selv nogen begrænsninger eller antagelser (som et eksempel, inflationen, valutakurser og andre data);
• mødereferater, afholdt for at drøfte ethvert version er budgettet, og omfatter alle former for arbejdernes kommentarer og observationer af deltagere i processen (ofte sådan dokumentation sendes blandt alle medarbejdere via e-mail og opbevares adskilt fra et budgetmæssigt informationsfiler).

En bruger, der arbejder med et budget, når som helst, hvis det er nødvendigt, kan se nogen af de ovennævnte dokumenter, som moderne workflow teknologi tillader ham at gøre dette uden nogen lange søgninger.

Hvilke systemer anvendes med os?

En af de mest populære softwareløsninger, der kan findes i russiske virksomheder kan kaldes en kombination af Microsoft Outlook-hjælpeprogrammer med Microsoft Exchange Server. Den første ansøgning i princippet indstillet på næsten hver computer, mens Exchange Server ofte er taget til brug som et fuldgyldigt e-mail-server. På trods af, at virksomheder, der allerede for nogen tid siden var indførelsen af elektronisk dokument, som opbevares, er sådanne programmer kun brugt som en platform for e-mail, efter nogle centraliserede indstillinger selv denne software kan bruges som en ganske funktionelt automatisering arbejdsgang for næsten alle organisationer .

I øjeblikket er det russiske marked fyldt med snesevis af forskellige systemer, ved hjælp af hvilke et dokument management automatisering, og lignende software tilbyder ikke kun vestlige, men også indenlandske udviklere. Selv Microsoft, ud over de ovennævnte programmer, tilbyder endda hjælpeprogrammer som Content Management Server eller SharePoint Portal Server.

Den mest kraftfulde blandt alle eksisterende systemer anses for at være Documentum, men først og fremmest de store virksomheder bruger denne automatisering proces. Workflow af nogle virksomheder på bekostning af automatiserede software Lotus Notes-pakke, men mange kalder det en slags "designer for programmører", som er oprettet på grundlag af sin komplette system er ganske vanskeligt.

Hvad er forskellen mellem russiske og vestlige systemer?

Hvis vi taler om de væsentligste forskelle mellem indenlandske og udenlandske forsyningsselskaber, de er tilgængelige i skalering kapaciteter. For eksempel, hvis systemet vestlige udviklere kan operere i stort set alle operativsystemer, det var for det meste i hjemmet er udviklet kun for nogen af dem, og selvfølgelig, at det ofte er Windows. Vestlige systemer er konfigureret til at bruge nogen DBMS. Sådanne russiske systemer begrænsninger kan alvorligt hæmme muligheden for at opbygge cross-platform, integrerede løsninger.

Med hensyn til funktionalitet, den væsentligste forskel ligger i det faktum, at i Vesten dokumentoproizvodstva automatisering og workflow implementeret flere programmer, der kan udstedes under et enkelt mærke, men målet for en række forskellige formål. For eksempel Documentum tilbyder en række individuelle produkter, som anvendes til fuld automatisering og integration med ERP-systemet, understøtter design og teknik dokumenthåndtering mv Den fremherskende fleste af software udviklet i Rusland, der tager sigte på at løse et bestemt problem.

Også værd at bemærke, er, at den væsentligste forskel ligger i tilgangen af begge parter til, hvad der er et workflow automation system. Vestlige systemer er beregnet til at give fuldstændig automatisering og opfølgende støtte gennem en række forretningsprocesser i organisationen, mens det overvældende flertal af indenlandske programmer til at automatisere kun bestemte funktioner.

Udgifterne til de vestlige systemer af ca spænder fra $ 400 til $ 1.000 for hvert job, ikke tælle omkostningerne til implementering, hardware og software, der kræves for at sikre en normal elektronisk dokument. Ofte selv-introduktion koster omkring halvdelen af den normale udgifter til licenser, som de fleste af programmet for automatisering af workflow gennemført forskellige kampagner, men i nogle situationer prisen på en størrelsesorden større. En af de sværeste er altid projektet med automatisering af finansielle dokumentation med hensyn til gennemførelsen af sådanne projekter koste omkring 2-3 gange højere end prisen på licenser.

Indenlandske software solgt på $ 200-600 per sæde, og i tillæg til at tages hensyn til udgifter til de supplerende programmer og diverse udstyr. I sidste ende, er beregningen af den sammenlignende værdi udføres på samme måde som i de vestlige systemer.

Egenskaber

I langt de fleste tilfælde som et prioriteret retning af automatisering er de processer i forbindelse med harmoniseringen af dokumenter, for eksempel processen med indledende forberedelse og videre gennemførelse af de budgetter. Men mange hold nu ved hjælp af kontor automatisering og workflow, det vil sige med procedurer for registrering af udgående og indgående dokumenter.

Introduktion til det elektroniske system er ikke fundamentalt forskellig fra indførelsen af andre automatiserede systemer, derfor er det nødvendigt at dvæle ved de særlige kendetegn for dette projekt.

Oprettelse af enterprise-klassen opbevaring

Introduktion dokumentautomatisering under alle omstændigheder giver mulighed for visse virksomheders repository til at gemme al dokumentation. Den logiske struktur af opbevaring, udvikling og videre gennemførelse af sikkerhedspolitikker, samt dokument opbevaring hierarki kræver maksimal nøjagtighed og har skal foretages på et tidligt tidspunkt i projektet.

Det skal erindres, at lageret funktionen kan implementeres i begyndelsen af designet, så på et tidligt tidspunkt kan gøres for at flytte alle de dokumenter fra de nuværende lagerpladser til en enkelt virksomheds arkiv. Som et resultat, kan brugerne stifte bekendtskab med nogen af de store funktioner i systemet, og samtidig mestrer og dens anvendelse. Fremskynde tilpasningen af medarbejdere til at implementere systemer kan være gennem brug af servicefunktioner såsom indberetninger om ændringer af dokumentation, fremkomsten af nye dokumenter, etc.

Således arbejdsgang nødvendig for enhver moderne virksomhed, der søger at udvikle og forbedre sine operationer.