Dokumenthåndtering - det er et vigtigt led i embedet

Under dokument til at forstå de regler, som har underskrevet forhånd løsninger inden for virksomheden eller institutionen fra det øjeblik, de ankommer til arkivering. Grundlaget for dette koncept er at producere dokumentet, behandlingen af overdragelsen af udøvende organer, udfører de nærmere bestemmelser for gennemførelsen, certificering, registrering, sende dem til opbevaring.

Denne proces, som tager hensyn til bevægelse af en dokumentinstansen med bevægelseshastigheden i disse tilfælde. Dokumenthåndtering - en proces, der skal afbalanceres med informationsaktiviteter af administrations- apparat, dokumentation af hver individuelle løsninger, lagring nyankomne dokumenter.

Et stort antal af mangler i forvaltningen af mange enheder tilsluttet lige med de fattige organisering af flytning af dokumenter. For eksempel dokumentet cirkulation proces management løsninger bør omfatte de tre nødvendige komponenter:

• oplysende støtte til beslutningstagerne (dette inkluderer pålidelige oplysninger, der bekræfter rigtigheden af afgørelsen);
• dokumentation af løsninger (administrativt dokument);
• kontrol over implementeringen (som omfatter organiseringen af de planlagte arbejder, metoder til udførelse af opgaven, overholdelse af vilkår og betingelser).

Som det kan ses af ovenstående eksempel, at dokumentet - en samling af information, baseret på hvilken en beslutning vil blive udstedt en status; udarbejdelse af løsninger, herunder redigering, koordinering, forberedelse op til godkendelse. Alle disse trin kræver flytning af et dokument, ikke blot mellem de strukturelle underopdelinger af firmaet, men også mellem kunstnere, der spænder fra teknikere, eksperter, efterbehandling med lederne. Konklusionen fra dette eksempel er, at jo højere hastigheden af bevægelsen af et dokument, jo højere kvalitet af dens udførelse på hvert trin, jo bedre virksomheden styre processen som helhed.

Udtrykket selv dukkede op i litteraturen i årene 1920. Så blev det tænkt, at dokumentet - er organiseringen af arbejdet, der tager sigte på en rationel organisering af statsapparatet som helhed, ansvarsfordelingen mellem de forskellige kunstnere og tjenester. I 1931 blev det første forsøg på at regulere den ensartede gjort kontrol Teknologi Institut principper for datastyring. Var fastsætter de regler, der skal foretages i receptionen og levering af dokumenter, regler håndhævelse, er reguleringen underskrevet. De næste faser af udvikling af økonomien fik lovregulering sådan noget som datastyring, hvor vægten var på individuelle tekniske operationer. workflow software disse retsakter blev ikke nævnt, selv om det i virkeligheden kom ned lige i tide til organiseringen af transportdokumenter. Siden 1974 blev det underskrevet af hoveddokumentet regulere hele processen med papirarbejde, der driver den dag i dag.

Denne handling kaldes "Unified State System af kontor" (EGSD), punkter, som er dedikeret til organiseringen af flytning af dokumenter, teknologiske metoder til behandling og anvendelse af reglerne. I denne samling, det formulerede grundregel: "Dokument - en hurtig bevægelse af instrumentet på den mest præcise måde, omfatter en minimal tid og arbejdskraft" Kun ved at praktisere Vedtagelse af reglerne, kan du forvente en forbedring af folks levestandard, vækst af staten økonomi.

For at nå disse mål har brug for smarte, disciplinerede, ansvarlige ledere, for hvem indførelsen af arbejdsgangen baseret på EGSD, det er et spørgsmål om ære og samvittighed.