LovenRegulatory Compliance

Krav til arkivering. Grundlæggende regler for organisationernes arkiver

Arkivet kan eksistere som en separat strukturel underafdeling af en organisation eller være en integreret del af kontorarbejdet. Det afhænger af mængden af den eksisterende arbejdsgang.

Sådan organiseres det

Oprettelse af et arkiv af enhver virksomhed eller organisation kræver implementering af et sæt specifikke aktiviteter:

  1. Det bliver nødvendigt at vælge et passende lagerrum til dokumenter og udstyre det korrekt.
  2. Man bør være opmærksom på at skabe sådanne forhold, der svarer til normative dem.
  3. Det er nødvendigt at udstyre det fra et teknisk synspunkt - at købe og installere det nødvendige udstyr til arkivet.
  4. Depositaren skal arrangere en procedure for at organisere arkiveringen af alle nødvendige dokumenter.
  5. Lovgivningsrammen for denne enhed bør udvikles og godkendes.

Gennemførelsen af disse foranstaltninger sikrer bevarelsen af arkivdokumenter og deres vedligeholdelse i den krævede tilstand.

Hvem er en arkivist?

Og hvad er kravene til de medarbejdere, der vil organisere arkiverne og yderligere lagring af dokumenter? Kan stillingerne hos deres bevarer og for eksempel en kontorist eller kontorist kombineres?

Arkivist er en specialist, hvis opgaver er at organisere arkivaktiviteter. For sikkerheden af de dokumenter, der er betroet ham, er han fuldt ansvarlig. Hans arbejde er umuligt uden passage af en bestemt instruktion eller endog (om nødvendigt) praktikophold i statens arkivs institution.

Dets funktioner kan overføres til en anden medarbejder, som er et deltidsjob. Archivistens opgaver er som regel tildelt en individuel medarbejder, hvis mængden af dokumenter, der er deponeret, er tilstrækkeligt stor. I store organisationer giver personalebordet en separat stilling til dette formål. I samme tilfælde udarbejdes der sædvanligvis en officiel instruktion, der angiver de typer arbejde, der er overdraget arkivisten, samt hans opgaver og rettigheder.

Det vigtigste er ordren

Sager i organisationens arkiver overføres ifølge en specielt designet tidsplan. Sammensætningen skal koordineres med lederne af hver af de strukturelle enheder, som skal overføre dokumenter og godkendes af arkivisten. Da arbejdsdokumenter i arkivet ikke kun opbevares, men også regelmæssigt anvendes, er det nødvendigt at bestemme reglerne for deres udstedelse (om nødvendigt) i henhold til ansøgninger indgivet af medarbejderne i organisationen samt interessenter fra tredjeparter.

Udstedelse af dokumenter skal noteres i visse registreringsbøger. For at behandle processen er der kravbestillinger, handlinger til overførsel af sager til proceduren for midlertidig brug til eksterne organisationer (blandt andet kan de omfatte anklagemyndigheden og retten). Dokumenter udstedes i op til en måned til deres egne medarbejdere og op til tre måneder til repræsentanter for eksterne strukturer.

Grundlæggende regler for organisationernes arkiver

Arkivet fungerer, såvel som enhver strukturel underopdeling, på grundlag af en særlig forordning godkendt af ledelsen. Hans medarbejdere overholder deres egne jobbeskrivelser i deres arbejde. Forordningerne vedtaget af virksomheden fastlægger de grundlæggende regler for driften af organisationsarkiver (status, funktionalitet, målrettede rettigheder og ansvar og sammensætningen af den nødvendige dokumentation). Dets hovedopgaver er:

  1. At færdiggøre arkivet med dokumenter, hvis sammensætning er opført i et særskilt afsnit af denne forordning.
  2. Opbevar optegnelser over materialer og sørg for deres sikkerhed.
  3. Udvikle et videnskabeligt og referenceapparat til de tilgængelige dokumenter.
  4. Tillad at udføre proceduren for brug af arkivmaterialet.

Hvis organisationen har dokumenter, der kan relateres til Den Russiske Føderations arkivfond, skal du forberede og overføre dem til permanent opbevaring til statens depot, og det er en af de eksterne opgaver i denne strukturelle enhed.

Dens funktionelle

Arkivets funktioner følger systematisk fra de opgaver, der er tildelt det. De vigtigste er følgende:

  1. Vedligehold lister over egne erhvervelse, det vil sige organisationer eller strukturelle enheder.
  2. Modtage fra dem i en ordnet form dokumenter til opbevaring.
  3. Tage hensyn til de modtagne materialer og sikre deres fuldstændige sikkerhed.
  4. At oprette og vedligeholde et hjælpesystem relateret til arkivdokumentation.
  5. Opretholde ledelsens informationskarakter og alle strukturelle enheder i organisationen.
  6. Organiser udstedelse og brug af dokumentation i overensstemmelse med anmodninger fra enkeltpersoner og tredjeparter for at tage hensyn til og analysere processen med denne brug.
  7. Forbered udsagn og officielle svar på anmodninger fra borgere af socio-juridisk karakter.
  8. Gennemføre aktiviteter for at vurdere værdien af et bestemt dokument, organisere proceduren for overførsel af dem til permanent opbevaring til kommunal- eller statsarkivet (i tilfælde af at denne organisation er blandt køberne til ovennævnte arkiver).
  9. At kontrollere rigtigheden af registrering og dannelsen af arkivfag i kilderne til erhvervelse - både i egne strukturelle enheder og i andre organisationer.
  10. Organiserer arbejdet med virksomhedens virksomhedsnomenklatur.
  11. At give praktisk og metodisk hjælp til at arbejde med dokumentationen til hver struktur enhed.
  12. Deltag i processen med at udvikle arkivvirksomhed og dokumenthåndtering.
  13. At deltage i de aktiviteter, der udføres med det formål at forbedre arkivarbejdernes og medarbejdernes færdigheder i stillinger i forbindelse med dokumentationsstøtte fra ledelsen.

Hvor skal man placere det

Lad os nu overveje, hvad er kravene til arkivplaceringen. Det vigtigste, der skal tages i betragtning, er, at det ikke bør placeres i strukturer, der er forfaldne, træhuse, bygninger, der ikke kun kan indeholde grundlokaler, men også loftsrum med kældre, samt i bygninger, Have komfur opvarmning.

Hvis strukturen i det hele taget er tilpasset opbevaring af papirdokumenter, er et isoleret rum nødvendigvis forbeholdt arkivet.

Hvis din organisation planlægger at oprette sit eget arkiv i den nærmeste fremtid, kan du nedenfor kende bekendtskab med listen over krav, der skal tages i betragtning i forberedelsesprocessen. Så hvad er de grundlæggende krav til arkivering, hvis opgave er at omhyggeligt og pålideligt opbevare al den nødvendige dokumentation?

En liste over, hvad der skal være tilgængeligt

  1. Arkiv.
  2. Forudsætningen er beregnet til modtagelse af dokumenter, deres midlertidige opbevaring og også akklimatisering.
  3. Værelset hvor dokumenterne skal bruges.
  4. Arbejdsrum (eller rum) til medarbejdere.

Når stedet ikke er nok ...

I tilfælde af at arkivområdet ikke tillader tildeling af flere rum, skal et enkelt rum opdeles i zoner, der er adskilt af partitioner. Hovedkravet, som skal nøje overholde i dette tilfælde - isoleret fra hinanden steder af lagring af dokumenter og arbejde med dem.

En separat bygning eller en bygning bygget som en dokumentbutik, der anvendes som arkiv, skal fjernes fra genstande, der er farlige med hensyn til brandfare. Eksempler på disse er parkeringspladser, tankstationer eller garager. I umiddelbar nærhed af bygningen eller arkivets placering skal der ikke være objekter, der tjener som luftforureningskilder.

Ideelt set bør arkiver altid være placeret i en separat bygning, der kun er konstrueret til denne bygning, bygget i overensstemmelse med alle de nødvendige regler og regler. Men desværre dikterer virkeligheden dens forhold, og i de fleste organisationer lagres dokumenter i allerede eksisterende lokaler, konverteres og tilpasses til disse formål.

Hvad reglerne siger

Lad os bekendtgøre de lovmæssige krav til arkivets bygninger og lokaler. De er som følger:

  1. Bygningen, hvor den skal have en fremtidig lagerplads, skal behandles som en administrativ enhed. Det er strengt forbudt at placere arkivet, hvor cateringvirksomhed, fødevarebutikker er placeret, stoffer fra kategorien brandfarlige og aggressive lagres, og der anvendes passende kemiske teknologier.
  2. Det er ikke muligt at placere det i et uopvarmet rum, og hvor hygiejniske og hygiejniske krav ikke overholdes. Afvisningen af den forfalskede arkivbygning er allerede nævnt ovenfor.
  3. Det er især vigtigt at overholde brandkrav til arkivets placering. Dens sikkerhed for mulige brande er en af de mest grundlæggende betingelser for pålidelig opbevaring af dokumentation. I januar 2009 godkendte Ruslands ministerium ved sin bekendtgørelse nr. 3 en række lovkrav, der er fastsat i de særlige brandsikkerhedsregler for statslige og kommunale arkiver i Den Russiske Føderation. Når du opbevarer et dokument, skal denne regel overholdes nøje.
  4. Opførelsen af bygningen skal sikre, at den ikke kan oversvømmes. Værelset skal have en ekstra udgang. Det er under ingen omstændigheder muligt at gennemføre en hovedledning (vandbærende eller gas).

Er det muligt at placere arkivet i kælderen?

Det er meget tilrådeligt ikke at placere arkivopbevaring i kælderrummet, de øverste etager eller til at udstyre lofterummet som sådan.

I tilfælde af akut nødvendighed kan der være undtagelser fra denne regel. De tages, når kælderen er tør og godt opvarmet, udstyret med kunstig ventilation, der kan levere to eller tre gange luftudveksling inden for en time. Arkivet på de øverste etager eller på loftsrummet er kun muligt, hvis passende temperatur- og fugtighedsregulering sikres.

Meget vigtigt er kravene til at placere arkivet med hensyn til ledningsenheden. Den skal være lukket type med hermetiske stikstik. Ledninger af bærbart elektrisk udstyr leveres med gummiisolering. Du kan ikke have et lagerhus med generelle eller gulvkontakter i lokalerne.

Ikke-støvende og ikke-ætsende materialer vælges som byggematerialer til afslutning af arkivering. Brandslukningssystemet skal udstyres med neutrale midler, sikre for dokumenter. Det er ikke tilladt at anvende ild i lageret, for at tænde varmeapparater eller placere fremmedlegemer.

Lad os opsummere resultaterne

Efter at have valgt det valgte område i overensstemmelse med alle ovenstående krav til arkiveringen, træffes en endelig beslutning om, hvorvidt den er egnet eller ubrugelig. Det er muligt at træffe en sådan beslutning efter kontrol med hygiejne- og epidemiologisk inspektion og statlig brandtilsyn. Arkivet kan placeres, hvor det er beregnet, først efter proceduren for at gennemføre en detaljeret undersøgelse.

Dens formål er at afklare brandets modstandsdygtighed og fastsætte den passende grad for at kontrollere de vigtigste strukturer for holdbarhed for at kontrollere gulvets styrke mellem gulvene med hensyn til den potentielle belastning (arkivudstyr og vægten af den lagrede dokumentation), kontrollere tilgængeligheden og den aktuelle tilstand af ventilations- og varmesystemerne.

Repræsentanter for organisationen (normalt medarbejdere i fremtidens arkiv) og medarbejdere af alle relevante tjenester - byggeri, brand, sikkerhed mv. Deltager i revisionen. Resultaterne af eksamen afspejles i slutakten.

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 da.unansea.com. Theme powered by WordPress.