Arkivalier ledelsesorganisation: GOST, instruktioner, dokumenter, regler. Retningslinjer for arkivalier ledelse

Archival regler datastyring indeholder de vigtigste krav til at arbejde med papirer og materialer, der ikke er involveret i de nuværende aktiviteter i selskabet. De formuleres i overensstemmelse med den foreliggende regelsæt, regulatorisk omfang behandling, bearbejdning og lagring af information. Nøglebegreber for rammerne af det sæt standard for arkivalier Management. Ved udarbejdelsen dem hensyntagen til de fremskridt i brugen af teknologi og avanceret informationsteknologi. Overveje yderligere grundlag af arkivalier ledelse.

forekomst

Retningslinjer for arkivering datastyring gælder for offentlige myndigheder. De er også forpligtet til virksomheder, der udøver visse former for arbejde. Især reglerne gælder i den del af beskrivelsen, registrering, bevaring og brug af dokumenter fra Archival fond i Den Russiske Føderation, henvist til statens ejendom.

Underopdelinger af virksomheder, der arbejder med film, fonografiske, video, fotografier, kort, videnskab og teknologi, telemetri oplysninger, underlagt bestemmelserne i planlægning og rapportering.

Pligten og retten til at danne organisationer i arkiverne for midlertidig opbevaring af dokumenter fra RF AF giver grundlaget for sektorlovgivningen (fra 1993), positionen (fra 1994 og 1998.). Regelsættet danne retsakter af regional betydning. Betragtes reglerne gælder ikke for dokumenter, det arbejde, der er reguleret af føderale lov № 5485-1 og præsidentielt dekret № 1203 fra 30.11.1995, den

færdiggørelse

Det er en systematisk opfyldning af dokumentarfilmen bunden af virksomheden enheder. Picking omfatter bestemmelse:

1. Kilder.
2. Sammensætning af materialer, der skal modtages.

Som led i denne aktivitet udføres også direkte overførsel af dokumenter til arkivet. Som kilder er:

1. virksomheden enheder.
2. Fysiske personer.
3. Underordnet struktur.

Sammensætningen af materialer

til arkivalier management instruktion sætter denne erhvervelse udføres midlertidigt (over 10 år) sager og permanent lagring. opsummerer også oplysninger om personale. Tilfælde, hvor holdbarheden af mindre end 10 år, som regel, arkiverne er ikke overført. De er indeholdt i de relevante dele af virksomheden. Ved slutningen af holdbarheden af sådanne ting er at blive ødelagt. Nærmere oplysninger om individuel karakter sendes på anmodning af ejeren. Efterfølgende bliver de sendt til Statens Arkiver til permanent indhold. Overdragelsen skal også være materialer Virksomheder forløber og likvideret underordnede strukturer.

Arkivalier ledelse og nomenklatur

Autoriserede medarbejdere, der udfører arbejde med enterprise informationsmateriale, lave en systematisk liste over tilfælde. Han kaldte den nomenklatura. På dens dannelse indikerer holdbarheden af materialer. til arkivalier management manual foreskriver den autoriserede division til at overvåge og lette tjenesteydelser i udarbejdelsen af den nomenklatur. Systematisk liste danner grundlag for dannelsen af lagre af informationsmateriale af permanente og midlertidige (op til 10 år) opbevaring. Nomenklatur er også en vigtig regnskabsbilag. Det bruges til registrering af tilfælde af midlertidig opbevaring, herunder en periode på mindre end 10 år. Den etablerede nomenklatur systematisering skema kan anvendes ved udvikling af kort fil handlinger udføres.

klassifikation

Holde arkivalier ledelse udføres på tre typer nomenklatur:

1. Typisk.
2. Eksemplarisk.
3. Individuel (for en bestemt virksomhed).

Den første bestemmer sammensætningen af materialerne dannet i lignende institutioner. Standard nomenklatur anses for at være en regulerende dokument. Omtrentlige systematisering bestemmer den omtrentlige sammensætning af informationsmateriale for virksomheder, der er dækket af sin indsats, der angiver indekset. Det har en vejledende karakter. Disse typer af systematisering anvendes ved dannelsen af en individuel række og overføres til den uden ændringer.

forberedelse Egenskaber

De dokumenter til arkivering enterprise datastyring systematiseret i den foreskrevne form i overensstemmelse med nomenklaturen for strukturelle enheder. Sidstnævnte bør aftales og underskrives af lederne.

Nomenklaturen af virksomheden er lavet i den generelle form. Det bekræftes af lederen af arkivet eller den person, der har ansvaret, underskrevet af lederen af tjenesteydelser eller en autoriseret medarbejder. Nomenklatur skal godkendes af den sagkyndige provision, og derefter godkendes af direktør i selskabet. Efter gennemførelsen af disse procedurer lederne af strukturelle afdelinger af virksomheden forudsat et uddrag af de relevante afsnit.

Nomenklaturen for det kommende år dannet i sidste kvartal af indeværende periode. Harmonisering udføres mindst 1 gang i 5 år. Hvis du ændrer struktur og funktioner i virksomheden, en ny kontoplan.

Proceduren for udarbejdelse Anliggender

Formation kaldet gruppering handlinger udføres i overensstemmelse med nomenklaturen. Arkivalier organisation omfatter systematisering af oplysninger i overensstemmelse med navnet på mappen. Ikke tilladt gruppering af kopier og udkast. Undtagelserne er af høj værdi køretøjer. Må ikke placeres i et papir mappe, der skal returneres.

Fastholdelse arkivering journalføring foretages ved en centraliseret information bestemmelse håndtering materialer service og på decentralt - både strukturelle enheder, og ovenstående division. Gruppering udføres under direkte tilsyn af de personer, der er ansvarlige for sikkerheden af lagermedier. Hvis det er nødvendigt, kan være involveret medarbejdere i staten Arkiv.

Vigtige krav

Arkivalier ledelse varetages i overensstemmelse med kravene i reglerne. Ved dannelse mapperne med informationsbærere skal opfylde følgende krav:

1. Materialer til midlertidig og permanent lagring grupperes hver for sig.
2. Mappen er inkluderet i et eksemplar hver af papiret.
3. Mappen skal være til stede materialer til et kalenderår. I denne forordning, men der er undtagelser. Disse omfatter:

• personlige filer, som er dannet i løbet af hele varigheden af den pågældende medarbejder;
• materialer og strukturer af valgte stående udvalg med dem, stedfortræder grupper, ensrettede i perioden indkaldelse;
• Papir uddannelsesinstitutioner, henrettet og grupperet i et skoleår;
• teatralske materialer, der kendetegner aktiviteterne i sæsonen;
• historier, og så videre.

Mappen skal være mindre end 250 ark på en tykkelse på ikke mere end 4 cm.

Gruppering af forvaltningsakter

Arkivalier forvaltning kræver systematisering af forskellige typer af informationsbærere. Disse herunder attribut og administrative handlinger. De er grupperet efter typen og kronologi af ansøgninger:

1. Bestemmelserne i vedtægter, der er godkendt i henhold til retsakter, fungere som bilag. De er grupperet. Hvis bestemmelserne, regler, vedtægter er blevet godkendt som separate handlinger, systematisere dem i de enkelte tilfælde.
2. Ordrer og afgørelser fra de højere strukturer for deres gennemførelse er grupperet efter områder af virksomheden.
3. Ordrer vedrørende personale, systematiseret ifølge opbevaringsperioden. Med en stor mængde af informationsmateriale hensigtsmæssige handlinger på forskellige sider af virksomheden, gruppe for sig.
4. Ordrer i de centrale områder af aktivitet i system adskilt fra handlinger på personale. For eksempel er rækkefølgen af arkivalier ledelse indgår i den samme mappe, og udnævnelsen af kontorchefen med ansvar - til en anden.
5. Godkendte grænser, rapporter, skøn, specificerede lister, planer og så videre. grupperet separat fra dem projekter.
6. Placering af dokumenter i personlige filer udføres i den rækkefølge, de modtages.
7. Facial medarbejdere løn regninger systematiseres i separate mapper. De er arrangeret i alfabetisk rækkefølge.
8. Klager, forslag, borgernes klager vedrørende aktiviteter i selskabet, optegnelser af deres overvejelser og implementering holdes adskilt fra klager fra enkeltpersoner for personlige forhold.
9. Systematik af korrespondance er normalt udføres i en kalender periode i kronologisk rækkefølge. I dette tilfælde er svarene placeret efter spørgsmålene. I tilfælde af fornyelse af korrespondance om et bestemt emne, som begyndte i det foregående år, de dokumenter der indgår i mappen for den aktuelle periode. I dette tilfælde indikerer indekset for det foregående år.

Gør informationsbærere accepteret til opbevaring

Arkivalier ledelsen giver en række krav til strukturelle enheder, der arbejder med papirdokumenter. Making bærere kan være delvis eller fuldstændig. Det afhænger af opbevaringstiden. Fuld registrering udføres i forbindelse med midlertidige dokumenter (over 10 år), en permanent indhold, samt de handlinger på personale. Det indebærer:

1. Indbundet / bindemiddel mappe.
2. Nummereringen af arkene.
3. Udarbejdelse siden-vidne.
4. Dannelse af intern opgørelse, hvis det er nødvendigt.
5. At foretage tilpasninger af detaljerne i omslaget. De kan røre navnet på den virksomhed, det registreringsnummer af mapper, de ekstreme datoer, og så videre.

Materialer til midlertidig opbevaring, herunder en løbetid på mindre end 10 år, trukket delvist. Så, ikke lov til at udføre systematisering af værdipapirer i mappen, ikke nummererede lister, ikke være af sikkerhed etiket.

nuancer

Arkivalier ledelse - en aktivitet, hvor specialister giver ikke kun sikkerhed informationsbærere, men også mulighed for at arbejde med dem, hvis behovet opstår. Til dette formål de handlinger, der udgør den mappe, indgivet af fire punktering i et papomslag. De er også tilladt at binde overvejer muligheden for at læse tekster, resolutioner, dato for visa i alle aviserne.

Som forberedelse til gruppering af alle metalbeslag fjernes. Materiale bestemt til permanent lagring, og som består af særligt værdifulde eller uformaterede handlinger er indeholdt i mapper gated tre-ventil med snore eller i særlige bokse.

Når stede i uafhentede dokumenter af personlig karakter (arbejde bøger, kort, militære kort, etc.). De er sat i en separat kuvert og arkiveret det til resten af materialerne. Ved slutningen af mappen skal være til stede et blankt ark-vidne. I begyndelsen af mappen sutureres formularen til intern opgørelse. At sikre sikkerhed og rækkefølgen af arrangementet af hvert ark papir nummereret med arabertal. Denne regel gælder ikke for siden, og vidne former for opgørelse. Nummer sættes i blyant i øverste højre hjørne.

Sheet-vidne

Den er fremstillet efter den rækkefølge. Den indeholder de ord og tal:

1. Antal ark med nummerering.
2. Antallet af sider i intern opgørelse.

Arket-Witness fastsætter også nummerering specificitet. Især at afgøre, om der lettered indekser, manglende koder, sidetal med limede fotografier, storformat-sider, og så videre. Hertil kommer, på arket indikerer tilstedeværelsen af udskrivning brochurer i mappen, hvis de ikke er mærket i de vigtigste nummerering. Sheet-vidne vised compiler. Efterfølgende ændringer i status og sammensætning af mapperne skal være mærket i ham med henvisning til de relevante retsakter. Det er ikke tilladt at gøre ark-vidne på titelbladet af en mappe eller en nettoomsætning på den sidste side af dokumentet i det.

intern opgørelse

Det er dannet til opbevaring og regnskab informationsmateriale tid (over 10 år) og kontinuerlig indhold. Intern opgørelse som kompileret til virksomheder skabt af sorter af dokumenter, titler, hvoraf indholdet blev ikke offentliggjort. Skemaet skal præsentere data på serienumrene på angreb i mappen indekser, titler, datoer og sidetal.

Til intern opgørelse vedhæftet referatet. Det fremgår af tal og ord antallet af dokumenter, der indgår i det, samt det antal ark danner det. Støtter intern opgørelse compiler. Hvis en mappe er bundet eller hæftes uden form er den samlede liste fastgjort til indersiden af frontdækslet.

Ændringer i sammensætningen af materialer bør afspejles i mappen "Noter". Specifikt henviser det til fjernelse, udskiftning af papirkopier, herunder yderligere dokumenter i en mappe. Samtidig lægge henvisninger til de relevante retsakter. Hvis det er nødvendigt, kan dannes ved den nye post til pladen opsummerer intern opgørelse, samt optagelse vidne mappe.