Dokument Klassificering: grundlæggende kriterier

Så det var let at forstå det store antal dokumenter, der er udviklet særlige regler for deres forberedelse og præsentation, forskellige klassifikationer, samt de relevante formularer og arbejdsmetoder med dem.

Det skal bemærkes, at klassificeringen af dokumenter er ekstremt vigtigt, fordi det hjælper til at fremhæve deres specifikke karakteristika og gør det muligt at bruge dem mest effektivt. Det er en af de ældste og indtil udgangen af udestående spørgsmål, hvis udvikling begyndte først i slutningen af 1960'erne. Det meste af dokumentationen distribuerede tilgang i separate grupper tidligere anvendte kun de specifikke funktioner i forhold til omfanget eller separat videnskab. Først for nylig flerdimensional klassificering af dokumenter er blevet etableret, som er baseret på de oplysninger og materiale komponenter.

Alle dokumenter kan opdeles efter følgende kriterier:

1. Omstændighederne ved deres drift i rum og tid. Tage hensyn til regelmæssighed offentliggørelse (periodiske og ikke-periodiske), tidspunkt for forekomst (den oprindelige, originale, kopiere, duplikere), fremstillingsstedet (regionalt, nationalt eller udenlandsk);

2. Oplysninger komponent.

• være opmærksom på indholdet og niveauet for sammenlægning af information (primær og sekundær dokumentation);

• klassificering af dokumenter omfatter dimensionen af de registrerede oplysninger om størrelsen (format), og antallet af sider (i alt);

• division over, hvordan oplysningerne opfattes (dokumenterne kan læses af et menneske eller kræver særlig teknisk udstyr);

• denne klassificering af dokumenter omfatter også et ikonisk karakter ved hjælp af hvilke registrere oplysninger (tekst og ikke-tekstform);

• dataregistrering Fremgangsmåde ifølge skelne håndskrevet, trykt, mekanisk, magnetisk, fotografiske, optiske, laser, og elektroniske dokumenter.

3. Materiale komponent, der omfatter visse kriterier (såsom materialet af informationsbæreren, samt dets form og design).

Det er værd at bemærke, at fordelingen af dokumentation for de enkelte grupper i indhold og form, gør det muligt mere effektivt at organisere arbejdet med hende.

Det er værd at nævne, at der også er en tilsvarende klassifikation af regnskaber til dato, som tager hensyn til deres indhold, sted og procedure for udarbejdelse, ansøgning, og en metode til brug.

Denne klassificering af regnskaber omfatter følgende opdeling i typer:

• afhængig af applikationen - administrative og udøvende, der tegner registrering eller kombineret;

• ordreklargøring - primær og resumé;

• interne og eksterne dokumenter;

• ved brug - engangsbrug og opbevaring;

• afhængigt af indholdet - monetære, materiale og design.

Det skal siges, at denne klassifikation omfatter en række kriterier og er meget bred, så hvert dokument angår forskellige grupper på samme tid, men kan karakteriseres ved særlige forhold og anvendes i det relevante område.