Hvad er et elektronisk dokument?

Niveauet af edb i dag kræver en overgang til "papirløse" kontor ledelse. Den er baseret på et elektronisk dokument, som i modsætning til den traditionelle, kendetegnet ved en række nye egenskaber og karakteristika. Hidtil har en enkelt definition af dette fænomen eksisterer ikke i loven eller i den videnskabelige verden af Rusland.

Begrebet "elektronisk dokument" dukkede så tidligt som i 1970'erne. Så vi begyndte at blive kaldt "maskinlæsbare dokumenter." Deres ejendommelighed er, at de skal oprettes ved hjælp af computerteknologi og være egnet til edb-behandling. I dette tilfælde er de nødvendige oplysninger foretaget i nøje overensstemmelse med etablerede procedure for alle dokumenter.

Elektronisk dokument - er et objekt med oplysninger, der består af to obligatoriske dele: 1) detaljer (navn, oplysninger om forfatteren, tid, oprindelsessted, etc.) og elektronisk digital signatur; 2) den vigtigste del af indholdet, der består af tekst, grafik og numerisk oplysninger, der behandles som en enhed.

Et elektronisk dokument skal være underskrevet af en kvalificeret elektronisk signatur, hvilket gør det svarer til et papir underskrevet af hans egen hånd. Oplysningerne er præsenteret i det i digital (elektronisk) formular. Sensing data ved hjælp af computere kan videregive oplysninger om telenet, proces - i informationssystemer. Hvis det er nødvendigt, kan et dokument i form af et display på skærmen og på papir.

Elektronisk dokument - en cyklus liv af elektroniske dokumenter i en virksomhed (organisation, virksomhed) til at modtage dem, ændre status (godkendt, meddeles, i, skilt, lukket, etc.) til aflysning af arkivet. Et sådant dokument er undertiden omtales som en «workflow», som karakteriserer den flytning af dokumenter som en enkelt strøm af enkelte værker inden for en bestemt forretningsproces. Hele elektronisk dokumenthåndteringssystem indeholder software, som du har brug for at organisere og vedligeholde denne form for livscyklus dokumenter.

Elektronisk dokument og workflow baseret på det har flere fordele i forhold til traditionelle. De gør det muligt organisationens personale til at kontrollere ikke kun deres eget arbejdsområde, men hele processen. Brug det elektroniske arkiv er mere praktisk end papir. , At reducere tiden for passage af dets koordinering og udførelse af dokumentet kan findes inden for et par minutter. Generelt er det mere økonomisk end papir. Der er en hel del elektronisk dokument management software ( "Motive", "E1 Eufrat", "DocsVision", "1C: Dokument". Og andre).

På nuværende tidspunkt er der Shade udenlandske erfaringer med regulering af forbindelserne inden for elektroniske dokumenter i juridisk forstand. I Rusland har problemet med regulering af disse relationer ikke modtaget lovgivningsmæssige beslutninger, selv om der blev gjort forsøg vedtagelsen af loven (2005). Vedtagelsen af lovgivningen om denne form for papir - en af de vigtige retninger af love og bestemmelser.