Ledelsen bogstav (prøve)

Ledelsen brev - et dokument, der er en integreret del af erhvervslivet kommunikation. Oftest er det overføres via mail og tjener til udveksling af oplysninger på en særlig måde.

grundlæggende begreber

Business-korrespondance er nødvendig for at beskæftige sig med forskellige økonomiske eller produktion spørgsmål. Med sine hjælpe virksomheder og organisationer at kommunikere med det ydre miljø: partnere, kunder eller offentlige institutioner. Normalt anvendes til dette ledelsen brev.

Det er generelt betegnes som et skriftligt dokument, som kan være:

• reaktion på de tidligere modtagne meddelelser eller anmodninger;
• ledsagende papir automatiseret sendt sammen med andre instrumenter eller materialer;
• initiativ bogstav i det tilfælde, hvor den anden form for kommunikation ikke er mulig.

Hver af disse muligheder har sine egne karakteristika. Alligevel er der fælles regler, hvorefter er normalt lavet nogen officiel skrivelse. Det er forståeligt, fordi det er en forretning korrespondance, for eksempel, begynder ofte afslutningen af de fleste transaktioner. En velformet dokument kan skabe i destinationen et gunstigt indtryk på de fremtidige potentielle partnere.

Typer af forretningsbreve

Afhængigt af de oplysninger, der indeholder den officielle skrivelse, kan det være:

1. Dækker. I det tilfælde, der indeholder det budskab, at ham der er en suite af applikationer.
2. Fordringer. Det vil sige, det udtrykker utilfredshed med en bestemt situation (krav).
3. Vejledning. visse indikationer er givet i teksten.
4. Garanti. Afsenderen bekræfter opfyldelsen af fremtidige forpligtelser, der er fastsat i dokumentet.
5. Oplysninger. Brevet indeholder oplysninger, som kan være af interesse for modtageren.
6. Reklame. Gives oplysninger til at tiltrække til samarbejde.
7. Brev for meddelelsen. For oplysninger om offentlige arrangementer.
8. Brev af bekræftelse. Det noterer den kendsgerning at få dem eller andre dokumenter eller materialer.
9. Brev af forespørgsel. Teksten indeholder en appel til modtagerens incitament til handling.
10. Brev af meddelelsen. Det giver afsenderen specifikke oplysninger af fælles interesse for parterne.

Formålet med disse dokumenter er bindeled mellem de organisationer eller afdelinger.

Udarbejdelse af krav brev

I sager for samarbejde nogle gange er der situationer, hvor en af parterne, uanset grunden, ikke opfylder sine forpligtelser. I dette tilfælde er den første partner sender et brev til sin modpart. I det, han normalt præsenterer sine forslag til afskaffelse af overtrædelser af sine juridiske rettigheder. Dette er den officielle brev. En prøve af et sådant dokument, kan du oprette vilkårligt. I dette tilfælde bør det overvejes følgende punkter:

1. Den skrivestil bør være den officielle forretning med installationen af partnerskabet.
2. Essensen af påstanden skal udtrykkes meget klart.
3. Under præsentationen af nødvendige oplysninger til at operere overbevisende konkrete fakta.

I klagen brev skal indeholde:

• afsenderens detaljer (navn, returadresse og telefonnumre);
• fuldstændige oplysninger om destinationen;
• beskrivelse af de omstændigheder, hvorunder der var en konfliktsituation;
• en henvisning til de juridiske normer, som igen brød modparten;
• specifikke krav for at eliminere overtrædelsen, hvilket indikerer timingen af deres gennemførelse;
• konsekvenser, der kan opstå, hvis modparten fravige deres udførelse.

Særlig opmærksomhed skal rettes mod, hvordan tjenesten består brev. Prøven skal udvikles, så gerningsmanden ikke opfatte det som en trussel. Man skal huske, at dette er blot en påmindelse krævende overholdelse af lovgivningen.

regler design

Særlig opmærksomhed skal rettes mod udformningen af management letters. Men loven ikke mulighed for at eventuelle strenge regler og bestemmelser.

På trods af dette, bør følgende punkter betragtes som obligatoriske i forbindelse med udarbejdelsen af sådanne dokumenter:

1. Enhver officielt brev skal skrives på formularen. Det er ved at blive udviklet af eksperter i forvejen på kontoret og godkendt af en kendelse afsagt af instruktøren.

2. Dokumentet skal indeholde visse detaljer:

2.1. Oplysninger om modtageren og afsenderen.

2.2. Referencenummer og datoen for dette brev. Det er nødvendigt for registrering.

2.3. Link til tilsvarende oplysninger om det brev-anmodning, hvis dokumentet er et svar på det.

2.4. Titel.

2.5. Oplysninger om tilstedeværelsen af eventuelle applikationer med deres navne og numre.

2.6. Oplysninger om den person, der underskriver dokumentet (stilling og navn).

3. I et brev, der skal læses i kun ét spørgsmål. At have flere komplicere valget af kunstneren.

4. Oplysningerne skal fremgå meget kort, men det er klart. Det er ønskeligt, at teksten tager ikke mere end to sider.

5. Retten til at angive nærmere oplysninger om modtageren. Hvis vi taler om organisationen, skal du overholde følgende rækkefølge:

5.1. Navnet på det selskab (i nominativ tilfælde).

5.2. Den strukturelle enhed (om nødvendigt).

5.3. Position destination (i dativ).

5.4. Hans initialer.

5.5. Postadressen af selskabet.

6. Hvis flere modtagere, skal du først angive den vigtigste, og derefter alle andre.

Under hensyntagen til alle disse faktorer, design af management letters, i princippet ikke være svært.

Rækkefølgen af præsentationen

Til dokumentet er udarbejdet korrekt, skal du tage hensyn til den særlige rækkefølge præsentation af information i den. For eksempel kan vi overveje muligheden for, hvordan man skriver en officiel skrivelse af respons. Først skal vi huske på, at i henhold til reglerne i etikette, er det nødvendigt at reagere på de oplysninger inden for få dage efter modtagelsen. Hvis vi taler om e-mail-meddelelsen, det optimale tidspunkt er ikke mere end to timer. I tilfælde af at overholde sådanne regler ikke er mulig, er det bedre at sende en besked til partneren.

Brevet selv, i virkeligheden, vil bestå af to dele:

1. Introduktion. Afsenderen sætter tema, årsagen og grundlaget for hans forfatterskab. Du kan henvise til de forskrifter, der ved lov er grundlaget for at give et svar. Derudover bør du være opmærksom på nogle punkter vedrørende denne situation. De vil være med til at afsløre essensen af spørgsmålet.
2. Resume. Denne del har til formål at forklare og overbevisende. Teksten bør være kortfattet, klar og præcis og angive de omstændigheder - bevist og objektiv. Hvis det er nødvendigt, kan de bekræftes af reelle tal.

Efter sådan en tekst er normalt efterfulgt af en liste over programmer. Afslutter et dokument underskrevet af afsenderen. Desuden er det nødvendigt at vide, hvordan man skriver en officiel skrivelse, for ikke at fornærme modtageren. For det første er henvisningen til det er ønskeligt at begynde med sætningen "Kære". For det andet, kan du bruge tekst verbale participium sætninger som "at have nøje overvejet dit forslag," eller "at gennemteste dine kommentarer." En sådan tilslutning til etikette vil kun gavne begge parter.

handling Procedure

Udarbejdelse officielle breve er ansvarlige for kontorelever, sekretærer eller andre medarbejdere, der er tildelt disse opgaver. At blive accepteret for det arbejde, de er nødt til at holde sig til i deres handlinger rækkefølge. Processen med sådant dokument passerer generelt gennem de følgende trin:

1. Omhyggelig undersøgelse af omstændighederne i sagen. Du skal helt at kontrollere situationen med henblik på at vurdere de mulige løsninger.
2. Udarbejdelse af udkast til brev. Det er nødvendigt at tage hensyn til alle de krav, der er fremsat ovenfor.
3. Harmonisering af den forberedte tekst. Nogle gange er det nødvendigt at redigere lyset af kommentarerne hovedet. Han kan lave nogle præciseringer eller forklaringer om emnet.
4. Godkendelse af hans vejleder.
5. Færdiggørelsen og underskrivelse af dokumentet.
6. Registrering bogstaver.
7. Sende mail til modtageren.

Først efter at gå gennem alle disse faser, brevet til modtageren, vil være i stand til at opfylde sin mission.

obligatoriske regler

For at placere et officielt brev, skal du huske på, at den første side af nødvendigvis trykt på en særlig blanket. For resten, kan du bruge regulære rene ark A4. Her må det erindres, at den meget tekstfelt har sine begrænsninger: øvre og nedre er 2 cm, venstre - 3,5 cm, højre - 1 cm. Det er ikke nødvendigt at bryde den standard størrelse til at passe oplysningerne på én side. Det er bedre at iagttage alle de regler og blot tilføje en ekstra side.

Indtast teksten skal også være i overensstemmelse med reglerne:

1. For at udskrive, skal du bruge standard skrifttype Times New Roman. Andre muligheder bedre ikke at anvende.

2. Skriftstørrelser også reguleret:

• til hovedteksten - 14;
• justeringssider og et mærke af forestillingen - 12.

3. Placering af detaljer også udføres i overensstemmelse med reglerne:

• afstanden mellem linjerne - 1;
• tekstjusteringen er lavet af "width";
• overførsler placeres automatisk;
• afstanden fra headeren til serienummeret er 2 linjeafstanden og fra det til hovedteksten - 3.

Overholdelse af disse standarder er obligatorisk for korrekt udførelse af bogstaverne svarende til destinationen.

detaljer

For at udarbejde en standard business brev, du har brug for at vide præcis, hvor de skal placeres, dens detaljer og komponenter. Svarene på disse spørgsmål indeholder en GOST R 6,30 til 2003. Det beskriver i detaljer i form af officielle breve. I virkeligheden er det en prøve, hvor helheden af alle detaljerne i dokumentet findes på en bestemt måde. Det er nødvendigt for at:

1. At forene processen med selvstændig registrering kontor (business) breve.
2. Være i stand til at rykke centralt forberede standardformularer, hvilket reducerer behovet for at udføre arbejdet manuelt.
3. Lette og reducere tid visuel informationssøgning.
4. Udvid databehandling af breve ved hjælp af computere og andet udstyr.

Så til konventionel forretning brev bruger 30 standard detaljer, som er placeret i elleve obligatoriske områder:

• logo og emblem;
• forfatter;
• oprindelige data;
• header;
• godkendelse;
• adressaten;
• beslutning;
• tekst;
• signaturer og applikationer;
• koordination og sikkerhed;
• mærker.

Placering af oplysninger i visse sektorer gør det muligt for fagfolk til bedre navigere i dokumentet, og almindelige brugere letter processen med dens udarbejdelse.

grundlæggende krav

Nogle ledere tror fejlagtigt, at erhvervslivet korrespondance kan udføres vilkårligt uden at følge nogen regler og forskrifter. Men eksperter, der er ansvarlige for det, skal kende de grundlæggende krav til den officielle skrivelse:

1. Tilstedeværelsen af særlige (corporate) formular.
2. Korrekt brug og placering detaljer.
3. Teksten skal kunne læses og godt redigeret. For at forklare essensen af spørgsmålet er bedre at give fortrinsret til simple fælles forslag. Det er nødvendigt at tale kort til hvert ord gennemført et maksimum af oplysninger.
4. Afhængigt af hvilken type, skal dokumentet udstedes i overensstemmelse hermed. Brevet kan også indeholde flere aspekter. I dette tilfælde redegørelsen er nødvendig for at forsøge at kombinere dem.
5. Korrekt brug af de standarder, der er fastsat for at skrive.
6. Prøv at komme til indholdet af brevet var ikke kategoriske udtryk. Modtageren kan fortolke sætningen som en trussel. Ved udformningen forslag bedre bruge indledende ord som "tilsyneladende", "som du kender", "mulig" og "hvordan".

Disse krav er i praksis bidrager til at opretholde dokumentstyring i virksomheden.