Organiseringen af arbejdet med dokumenter

Arbejde med HR-dokumenter har en særlig indvirkning på kvaliteten af, hvordan det administrative apparat, samt dannelsen og arbejdskultur medarbejdere. Jo mere professionelle arbejde er i gang, jo mere succesfuld aktivitet af virksomheden som helhed.

Intern arbejdsgang for enhver virksomhed omfatter forskellige foranstaltninger til at forberede, støtte, påfyldning, kopiering, overførsel af forretningsoplysninger. Praksis viser, at omkring halvfjerds procent af tiden medarbejderne bruger på disse aktiviteter. Det skal siges, at tilrettelæggelsen af arbejdet med dokumenter bliver stadig vigtigere. I dag er denne aktivitet anses for at være en af de vigtigste faktorer for konkurrenceevnen af den moderne virksomhed.

Organisationen arbejder med dokumenter kræver en særlig tilgang til at modtage og behandle forretningsdata, koordinere processer af dannelse og forandring af information. Korrekt tilrettelæggelse af arbejdet med dokumenter reducerer tid til at søge og øger nøjagtighed, aktualitet, fjerne redundans.

I betragtning af de mange års praksis er blevet produceret tre hovedtyper af arbejdet med dokumentation: blandede, decentrale og centrale.

Den sidstnævnte form indebærer at koncentrere sig om at strukturere en række tilgængelige operationer i gennemførelsen af en enkelt enhed i virksomheden. enhed kan således deles eller personaleafdelingen, kontor og lignende. Registrering kan gøre, og en person, der er sekretær. Under alle omstændigheder vil ansvarsfordelingen eller medarbejder omfatte gennemførelsen af en fuld cyklus af handlinger for behandling af dokumentation for modtagelsen at sende til arkivet afdeling. Disse aktiviteter omfatter modtagelse, behandling af forretningsoplysninger, registrering, opbevaring, kontrol over udførelsen, sende, referencepunkter og oplyse, bestilling før overførsel til arkivet.

Centraliseret tilrettelæggelse af arbejdet med dokumenter anses for at være den mest effektive, og derfor mere at foretrække. Dette er især vigtigt i de små virksomheder. Med denne metode, systematisering af dokumentation reducerer omkostningerne til foranstaltninger til behandling af information betydeligt. Hertil kommer, betydeligt forbedret Arbejdsorganisations medarbejdere. I denne form for arbejdsgang mere effektivt arbejdsmiljø kontorudstyr, opnåede enhed i den metode og styring af aktiviteter i forbindelse med behandling af dokumentation.

Overfor centraliseret system er decentraliseret ordning. I dette tilfælde, at dens tjeneste arbejde med dokumentation genereret for hver enhed. I disse enheder, er alle operationer udføres uafhængigt. En decentraliseret system er mere typisk for disse institutioner og organisationer, der er opdelte i forskellige territoriale forstand apparat. Desuden er denne operation er egnet for de virksomheder, dokument, hvor en forskellig specificitet (for eksempel er der et behov for at tilvejebringe beskyttelse information).

Den mest almindelige, i mellemtiden, er en form for et blandet system. I dette tilfælde en vis del af alle operationer (som regel for modtagelsen og behandlingen af sendte og modtagne dokumenter, opbevaring, kopiering) udføres i den centrale enhed. De strukturelle dele af virksomheden samtidig udføres ved at udskrive aktiviteter (skabelse), bestilling, opbevaring og forberedelse til levering til arkivet.

Valget af den ene eller de andre kredsløb med dokumentation udføres i overensstemmelse med strukturen i virksomheden.