Opbevaring af kontrakter i organisationen: regelsæt, deadlines

At holde kontrakter er forbundet med visse problemer. Især i nogle tilfælde er det meget svært at afgøre, hvilken type dette specifikke dokument skal tildeles, hvor meget der skal gemmes, under hvilke forhold, hvordan man ødelægger det osv. Alle disse faktorer er reguleret ved lov, men på grund af det faktum, at den samme kontrakt i forskellige situationer kan kræve forskellige opbevaringstider, er der ofte mange problemer, tvetydige fortolkninger osv. Det er nødvendigt at forstå alt dette, selv om det kan være svært. Det skal forstås, at i tilfælde af manglende overholdelse af kravene i lovgivningen på en sådan måde som opbevaring af kontrakter i arkivet, kan registrehåndtering ikke kun være ineffektiv, men også farlig ud fra muligheden for straf eller bøde.

Hvorfor butik?

Kontrakterne skal være konstant tilgængelige ikke kun på tidspunktet for deres handling, men også efter det. Måske kræves der nogle oplysninger, som afspejles i disse dokumenter, visse data, som ledelsen vil kræve og så videre. Mange kontroversielle situationer, som normalt består i, at en eller anden part uærligt nærmer sig opfyldelsen af deres forpligtelser, kan løses gennem en kontrakt både udenretslig og formelt, i retten. Det bør også tages højde for muligheden for inspektion af visse perioder, som vil blive udført af statslige kontrolorganer. De kan også anmode om dokumentation for en bestemt periode, og hvis oplagring af kontrakter i organisationen, deadline for deres ødelæggelse og andre lignende funktioner ikke udføres korrekt, kan der indføres meget betydelige bøder. Naturligvis vil ledelsen være skyldig i det første, men efter at situationen stabiliserer, vil chefen huske, for hvis fejl han havde problemer på lige fod. Det vil sige, kontrakter og andre dokumenter skal holdes strengt fastlagt. I mange virksomheder generelt foretrækker de at udvide arkivet regelmæssigt og generelt ikke ødelægge noget for at undgå mulige problemer, end at begå en fejl og derefter afklare konsekvenserne.

lovgivning

Loven beskriver opbevaring af kontrakter i organisationen helt klart, hvis vi ikke tager højde for det faktum, at det ikke altid er muligt at korrekt evaluere et bestemt dokument. Som en helhed er der ikke nogen særskilt lov direkte for kontrakterne, de er angivet i den generelle liste over typiske arkivdokumenter (eller ledelsesarkivdokumenter), der er dannet under drift, organisationer, statslige institutioner, lokale myndigheder osv. Begge varianter af listerne, både med ledelsesmæssige og almindelige dokumenter, er godkendt af Den Russiske Føderations ministerium for kultur og massekommunikation. Den slags, der vedrører ledelsesdokumenter, er nummer 558 dateret den 25. august 2010 og den anden type - nr. 1182 dateret 31. juli 2007. Det anbefales stærkt at studere disse dokumenter, men det er bedst at selv vælge de papirer, der bruges i en bestemt institution og henvise til et bestemt ansvarsområde. Der er for mange oplysninger i listerne for at huske alt, men hvis du bestemmer hvilken dokumentation der vedrører, hvad og hvor meget der er gemt, er det sandsynligt, at lagring af kontrakter bliver meget nemmere og lettere. I mange tilfælde falder alle brugte papirer under 3-4 point, i detaljer for at studere, hvilket ikke er så svært.

Forskellige typer

To hovedsystemer til opdeling af kontrakter bruges til at gemme dem. Så det mindste fælles system er bindingen til holdbarheden. Allokere kortvarig, langvarig og permanent opbevaring. Den første mulighed indebærer eksistensen af en kontrakt i op til 10 år. Den anden - over 10 år. Permanent bruges oftest kun, når du slet ikke kan ødelægge et dokument. Dette system er ikke særlig praktisk. Opbevaring af kontrakter i arkivet, hvis timing bestemmes på denne måde, fører ofte til forvirring og fejl, hvilket rent faktisk hjælper med at sætte processen med dokumenthåndtering korrekt. Derfor er det mere almindelige system bindende for kontrakttype. Ved størstedelen af virksomhederne sker der tre grundlæggende versioner: profil, økonomisk og arbejdskraft. Den første og anden er stort set ens, og de holdes normalt kun i fem år. Det skal forstås, at profilen betyder alle kontrakter og generelt dokumenter, der direkte vedrører det primære aktivitetsområde for denne organisation. Den tredje arbejdstype af kontrakter lagres i mange tilfælde kun i 5 år, men i en bestemt situation kan denne periode øges betydeligt. For eksempel, hvis der ikke er nogen personlig konto, skal en sådan ansættelseskontrakt beholdes i så lang tid som 75 år, hvilket ikke er særlig praktisk. Faktisk, hvis du ikke særlig går ind i problemet, kan du betingelsesmæssigt begrænse lagringsperioden til 5 år og huske ikke længere problemet. Men i en sådan situation er det meget sandsynligt, at nogle faktorer kan gå glip af, hvilket kan øge den periode, hvorunder opbevaring af kontrakter i dette format skal udføres nødvendigvis, og så kan du præcist tjene en bøde eller andre problemer, som enhver sanselig person forsøger at undgå.

Overførsel til arkiv

Proceduren for overførsel af kontrakter i arkivet, hvis vilkår allerede er udløbet, kan variere afhængigt af virksomheden. I nogle tilfælde samarbejder medarbejderne simpelthen sammen dokumenter og sætter dem i et mørkt hjørne, hvilket betragtes som et arkiv. Men med et andet firma kan hele processen klart beskrives i den normative dokumentation, der vil være en separat person med ansvar for arkivet eller endda særlige nomenklaturer, regler for udformning af arkivering, logbog og så videre. Begge muligheder kan være behagelige, afhængigt af mange faktorer. For eksempel er den første mulighed egnet til et lille firma med en beskeden omsætning. Der vil ikke være så mange dokumenter, der altid kan findes uden problemer i samme mørke hjørne. Men den anden angivne situation er allerede velegnet til seriøse virksomheder, som har et stort antal medarbejdere og blot er forpligtet på en eller anden måde til ikke at drukne i dokumentbevægelsen. Den generelle regel, som adskiller opbevaring af kontrakter i forbindelse med tilrettelæggelsen af enhver form for ejerskab, er tidspunktet for overførsel til arkivet. Som regel skal medarbejderne sende dokumenter ikke tidligere end en bestemt periode, uanset hvornår de rent faktisk er udløbet. Og som regel sker denne arkivering i begyndelsen af året. Det vil sige, selvom kontrakten sluttede i februar, skal du stadig vente på det næste år for at sætte den i lager.

ødelæggelse

Som allerede nævnt ovenfor er det simpelthen umuligt at ødelægge kontrakten. Først skal du sørge for, at du virkelig gik igennem det rigtige tidspunkt. Først da kan du ødelægge dette dokument. Men disse handlinger kan ofte være farlige på grund af deres konsekvenser, hvorfor de fleste medarbejdere foretrækker at forpligte dem kun og udelukkende med ledelsens sanktion. Det ser ud til dette: medarbejderen indsamler en prøve fra al dokumentation, hvis løbetid allerede er udstedt eller kommer til ophør. Opbevaring af kontrakter hos virksomheden bør helst arrangeres, så denne prøveudtagningsprocedure ikke tager meget tid. På baggrund af den modtagne liste udarbejdes der en rapport til ledelsen, dokumentet er underskrevet, arkiveret, og først når alt dette er gjort, begynder processen med direkte destruktion af kontrakter og andre lignende værdipapirer. At holde kontrakter i arkivet løbende er ikke den bedste løsning, især da nogle virksomheder endda klarer at tjene lidt ved dette, hvilket giver dem skraldespand og så videre.

Eksempel på regnskabs- og opbevaringssystem

For bedre at forstå alle funktionerne og de vigtigste aktivitetspunkter kan man nævne et forholdsvis simpelt eksempel på organisering af records management. Så der er en medarbejder, som regel en person fra regnskabsafdelingen, som er ansvarlig for oplagring af kontrakter med modparter eller andre lignende værdipapirer. Han har en særskilt mappe, hvor de alle er konstant, mens de arbejder. Når kontrakten lukker, flyttes den til en anden mappe. Det vil være hensigtsmæssigt at oprette et særligt register i elektronisk form, hvor alle de angivne dokumenter vil blive opført i rækkefølge med angivelse af opbevaringsperioden. Men i starten bør denne periode bestemmes. Det er bedst at løbe gennem mappen til alle afdelinger, som til en vis grad beskæftiger sig med kontrakter, for bedre at forstå deres essens. Som erfaringen ophobes, forsvinder behovet for sådanne handlinger. Så når det er klart, præcis, hvad hver af dokumenterne repræsenterer, fastsættes det en bestemt periode for opbevaring. I nogle tilfælde vil det være mere hensigtsmæssigt at angive kontraktens afslutningsdato, og ved at tilføje det til 5 år (eller mere), bestemmes nøjagtigt, når papiret kan destrueres. Faktisk, selv i starten af organisationen af dette spørgsmål er proceduren ikke særlig kompliceret, og i det lange løb bliver det mere og mere forenklet. Når oplagring af kontrakter i organisationer, hvis tidsfrist allerede er godkendt, vil blive standardiseret, vil hele processen tage et par minutter. Og nu er året kommet, når det er muligt at ødelægge visse dokumenter. De trækkes tilbage fra mappen, kontrolleres for mulige fejl og sammen med en liste over disse papirer indleveres til oversigt fra hovedet. Han skal igen kontrollere, om alt er rigtigt som angivet i listen, da det er chefen, der vil forblive skyldig i tilfælde af problemer. Hvis alt er rigtigt, underskriver lederen en tilladelse til destruktion, og her kommer alle så langt som hans egen forståelse. Nogen springer bare og smider væk. Andre bruger shredder. Andre giver det til affaldspapir, de brænder det og så videre.

Når holdbarheden begynder

Dette er et meget vigtigt spørgsmål, da det er med ham, at der opstår mange fejl. Opbevaring af kontrakter hos en virksomhed RB eller RF i dette tilfælde er nøjagtig det samme og begynder i det øjeblik et nyt år begynder, hvor et specifikt dokument ikke længere fungerer. For eksempel er der en traktat, der sluttede den 15. juli 2010. Den skal gemmes i 5 år, men den kan destrueres ikke den 15. juli 2015, men i begyndelsen af 2016. Dvs. rapporten gik fra 01.01.2011, og ikke fra den syvende måned i det foregående år. Normalt, med målet generelt at minimere risikoen for en fejl, tilføjes et år til den tidligere definerede deadline. Og først efter at det er gået, begynder proceduren for ødelæggelse.

Funktioner af opbevaring

Generelt er der specielle anbefalinger om, hvordan arkivet skal se og arbejde. Ideelt bør oplagring af ansvarsaftaler, afvikling med modagenter, ansættelseskontrakter og lignende dokumentation finde sted i et ventileret og tørt rum. Samtidig er papirerne selv placeret på hylder (åben eller lukket). Hvis de er relateret til strenge rapporteringsformer eller dokumenter klassificeret som "forretningshemmeligheder", skal der være særlige pengeskabe. I princippet kontrollerer ingen dette øjeblik, for det er disse anbefalinger, som er til gavn for virksomheden selv. Essensen er meget enkel: hvis selve systemet ikke straffes, så er der mangel på de papirer, der skal være, ofte straffet. Og hvis der er en oversvømmelse, eller dokumenter vil blive ødelagt af en anden lignende måde, så vil kun det konkrete firma være skylden.

Ansvar og eksekutorer

Hoved- og primære ansvar for alt, der er inkluderet i opbevaring af kontrakter, bæres af organisationens leder. Det er han, der i tilfælde af problemer vil være ansvarlig for staten og opleve alle mulige problemer. Derudover følger der efter ham normalt en revisor, en advokat og den medarbejder, der er ansvarlig for bevarelsen af dokumenter. Men normalt bliver alle disse personer straffet af lederen i takt med deres fejltagelser. Faktisk er det kontraktmæssige kontrolsystem i de fleste af de relativt små organisationer tildelt regnskabsmæssig behandling. Og allerede i denne afdeling udpeger realkonsulenten, enten uafhængigt eller ved en generel afstemning, en bestemt ansvarlig person. I nogle tilfælde modtager denne person en lille lønforøgelse, som skal kompensere for den ekstra mængde arbejde, men oftest ignoreres det sidste punkt simpelthen på grund af manglende midler eller andre lignende faktorer. I mere sjældne tilfælde er advokaten ansvarlig for bevarelsen af dokumenter generelt og kontrakter i særdeleshed. Men det er ikke særlig praktisk, fordi denne person kun kan svare på kontrakten, og med resten af papirerne er han sædvanligvis kun kendt overfladisk. Det er mest bekvemt, når der er en person, der beskæftiger sig med dette særlige problem. Det vil være så præcist som muligt og vil ikke gøre mindre ubehagelige fejl, som andre medarbejdere kan gøre.

Resultatet

Opbevaring af kontrakter i organisationen udføres på princippet om fuld overholdelse af alle lovens normer. Dette er en forudsætning, der kan eliminere alle problemer fra virksomheden. I dette tilfælde kan små nyanser, interne regler, registre og tilhørende dokumentation variere fra firma til firma. Den øverste ansvarlige er tilsynsførende, men han kan overføre denne til en anden person. Dette vil lette ledelsesarbejdet, men vil ikke fjerne det hele ansvarets dybde for mulige fejl. Det vil sige, at den medarbejder, der har til opgave at arbejde med arkivdokumentation, skal være så ansvarlig som muligt og klart forstå hans funktioner og modtage rigtige penge for det, ikke mundtlig taknemmelighed, som det sædvanligvis er tilfældet med at øge belastningen uden at kompensere det med yderligere midler til at betale.