Projektledelse er hvad? Fordele og ulemper

Projektledelse er et integreret element i det moderne styringssystem i Rusland. Mange indenlandske og udenlandske virksomheder bruger projektledelse til at forbedre kvaliteten af produkter og tjenester, reducere omkostningerne, øge overskuddet. Hvad er projektledelse og hvad er de vigtigste fordele?

Hvad er et projekt?

Konceptet "projekt" kan fortolkes på helt forskellige måder. Den første mulighed indebærer definitionen af projektet som et sæt dokumentation, hvor det er muligt at opbygge en bygning eller struktur. Denne artikel vil diskutere den anden betydning af ordet "projekt".

Der er mange projektdefinitioner, selv om de alle er enige om én ting: Et projekt er en ide, der forudsætter opfyldelse af en bestemt materialetab i en begrænset periode. Projektets hovedtræk er:

• Unikhed (projektet er det, der oprettes for første gang).
• Tidsbegrænsninger (projektet angiver altid tidsrammen for dens gennemførelse).
• Formålighed (projektet udføres altid for at løse specifikke problemer, udtrykt som regel i kvantitative måleenheder).

Hvis alle tre betingelser er opfyldt, kan sæt af handlinger kaldes et projekt.

Programmer og Projektporteføljer

Projekter kombineres ofte i programmer og porteføljer. Samtidig kaldes programmer et sæt projekter, der er forenet med et fælles mål. For eksempel kan et program til forbedring af befolkningens uddannelse bidrage til at øge lærernes lønninger med 20%, opførelsen af 15 nye skoler, udstedelse af 26 nye lærebøger om grundlæggende fag.

Projektporteføljen kombinerer projekter finansieret fra en enkelt kilde, uanset deres opgaver. Selskabets portefølje af projekter kan således omfatte velgørenhedsprojekter, opførelsen af et nyt firma kontor, fejringen af direktørens jubilæum og en stigning i årlig omsætning på 10%.

Projekter i porteføljer og programmer bør også have de tre hovedfunktioner, der er beskrevet ovenfor.

Grundlæggende principper for projektledelse

I betragtning af det dynamisk udviklende marked for teknologier, der er designet til at lette ledelsesprocessen, er det svært at nævne specifikke metoder, som beskriver projektledelsen fuldstændigt.

Projektledelse omfatter mange tilgange og værktøjer og er baseret på følgende grundlæggende principper:

• Orientering til resultatet. Dette princip bestemmes af betydningen af udtrykket "projekt". Projektledelse er ikke kun en kvalitetsstyring, det er et målrettet sæt indbyrdes forbundne handlinger.
• Princippet om "projekttrekanten". Ved styring af et projekt skal man styres af de indbyrdes afhængigheder mellem: timing, budget, projektkvalitet. At ændre en af faktorerne fører til en ændring i de andre, hvilket gør dem til at være sider af en trekant.
• Regnskab for projektets livscyklus. Et projekts livscyklus begynder med dannelsen af selve ideen om at skabe et projekt og slutter, når tidsperioden angivet i projektet udløber. Projektets livscyklus er som regel afsluttet i starten af produktets livscyklus, der er skabt som følge af projektet.
• Process tilgang til ledelsen. Dette princip forudsætter evaluering af projektet som et sæt af processer, der er indbyrdes forbundne og slutter i mellemresultater i form af halvfabrikata eller vigtige dokumenter. Denne tilgang gør det muligt at overvåge gennemførelsen af projektet uden de såkaldte "blinde zoner".

Metoder til stimulering af projektdeltagere

Stimulering af projektdeltagere får sædvanligvis særlig opmærksomhed, når projektledelsen er valgt til specifikke opgaver. Projektledelse omfatter normalt materielle og ikke-materielle motivationsmekanismer.

For materielle incitamenter indgår bonusser, bøder, tillæg til tidlig gennemførelse af mellemopgaver.

Immaterielle motivationsmetoder omfatter bogstaver og disciplinære gaver i form af kompenserende tidsfrister samt udbredelse af konkurrence blandt projektdeltagerne i konkurrencepræget konkurrence.

Hovedstadier af projektledelse

Projektledelsen foregår gennem stadierne i projektets livscyklus og faserne i ledelsens kompleksitet. Forholdet mellem faser og faser er angivet i tabellen nedenfor.

Områderne i projektledelsen omfatter således økonomi, personale, strukturelle områder i organisationen.

Anvendelsesområder for projektledelse

Projektledelsesstrukturen omfatter opdelingen af alle organisationens arbejde i projekter, der er begrænsede med hensyn til tid og målindikatorer. Samtidig dannes et hold af hvert projekt og et team af projektledere, der rapporterer til hovedet om deres projekts fremskridt.

I denne henseende anvendes projektledelse som regel i organisationer af forskellige brancher og størrelser, med en lang række samtidige henrettede ordrer. I små virksomheder gælder det dog projektledelse for at løse specifikke opgaver til modernisering af produktionen eller for eksempel introduktion af et nyt produkt.

Projektledelse i byggebranchen

I byggebranchen er anvendelsen af projektledelsesmetoder særligt relevant. I virksomheder, der udfører en kundes eller entreprenørs funktioner, anvender projektledelsen den naturlige opdeling af arbejdet i projekter (på basis af produktprincippet, dvs. opførelsen af hver bygning er et særskilt projekt), og strukturen i øverste ledelse praktisk talt ikke kræver en seriøs omorganisering.

Forvaltningen af projektorganisationen udføres også ofte på projektbasis, med held med de allerede etablerede teams af designere som projektgruppe.

Projektledelse i statsstrukturer

Projektledelse i regeringen er en helt ny trend for modernitet. Programmet målstyringsmetoden, der har udviklet sig siden sovjetperioden, har nu taget form af projektledelse over hele landet. For at løse strategisk vigtige opgaver for staten bruges programmer, der omfatter individuelle projekter med mål og tidsplaner for implementering. Metoden til forvaltning af sådanne programmer er imidlertid stadig langt fra ideel og kræver modernisering og opdatering.

Erfaring med implementering af projektledelse i Belgorod-regionen

Projektets offentlige administration har vist sig godt over hele verden. I Rusland er der en erfaring med at bruge denne teknologi i Belgorod-regionen.

Dette omfattende forsøg har påvirket næsten alle aspekter af den offentlige tjeneste i Belgorod-regionen. Blandt de vigtigste elementer er: Træning i projektledelse, organisatorisk og metodologisk support, Feltinspektioner, motivation, evaluering af medarbejdernes kompetencer, ekspertprovisioner til gennemgang af projekter.

Projektledelsen i Belgorod-regionen omfatter nu kollegiale organer for projektledelse:

• Interdepartementale Kommission, som forvalter projektaktiviteter.
• Erhvervseksperter, der beslutter om åbning / lukning af projekter.
• Regional projektkontor, der kontrollerer overholdelse af projektledelsens metode.

Princippet om "et vindue"

Det var inden for rammerne af overgangen til projektledelse, at Belgorod-regionen i 2010 skiftede til koordinering af investeringsprojekter gennem "one window" -systemet, der er kendt nu i Moskva. Vinduets rolle er lige opfyldt af en af de nyligt introducerede tjenester - det regionale projektkontor. Nu, præcis en måned efter at have kontaktet projektkontoret, modtager forretningsenheden et dokument om godkendelse.

Automatiseret informationssystem "Projektledelse"

Information og teknisk support til projektledelse i Belgorod-regionen gennemføres via det automatiserede informationssystem (AIS) "Projektledelse". Dette er en webapplikation, der ikke kræver installation af ekstra software og udfører følgende funktioner til projekter, porteføljer og programmer:

• Opbevaring af et register (database).
• Planlægning.
• Budgettering.
• Overvågning af implementering på regionalt og kommunalt niveau.
• Fordeling af myndighed og ansvar for holdet.
• Gør ændringer til indholdet.
• System med advarsler om kommende og imødekommende arrangementer for projekter.
• Workflow.
• Automatiseret analytisk rapportering.
• Integration med den elektroniske regering i Belgorod-regionen.

Fordele og ulemper ved projektstyring

Den beskrevne erfaring med implementering af projektstyring i Belgorod-regionen viste sig at være vellykket. Effekten af disse ændringer var primært at øge væksten i bruttonationalproduktet med 0,1% (mere end 3 milliarder rubler), hvilket reducerede tiden til at forene projekter (med 2 måneder for hvert projekt) og øge udviklingen i investeringerne i regionen med 23 %. Det vigtigste resultat er dog dannelsen af projekttænkning blandt medarbejdere, som aktivt analyserer og forsøger at løse problemet, nogle gange endda ved ikke-standardiserede, innovative metoder.

Motivation og omstrukturering af den administrative struktur fik lov til at få en positiv effekt, ikke kun for den offentlige administration, men også for erhvervslivet, som udgør et gunstigt investeringsklima og eliminerer hindringer for iværksætteri.

Regionens befolkning tager nu en aktiv rolle i udvælgelsen og kontrollen med gennemførelsen af vigtige strategiske projekter. For mennesker er projektstyring en mulighed for at bruge tjenester af høj kvalitet og høj mobilitet.

På trods af alle fordelene ved projektledelsesstrukturen er der imidlertid også ulemper ved denne tilgang.

Først og fremmest overgangsperioden. Det tager lidt tid for projektgruppen at arbejde sammen og udføre deres funktioner som en sammenhængende mekanisme.

For det andet, når man gennemfører projektstyring i virksomheden, kan søgningen efter en god projektleder forsinkes. Til projektlederens personlige og faglige kvalifikationer er meget høje krav: omfattende kvalifikation, fuld nedsænkning i projektet, erfaring med projektledelse af de krævede specifikationer.

Den tredje ulempe ved projektstyring kan betragtes som behovet for at opdele virksomhedens ressourcer mellem projekterne. I "fattige" firmaer er dette måske slet ikke muligt. Projektledere skal "kæmpe" for finansiering og personale, hvilket er uacceptabelt under betingelserne for total kontrol over alle faser af projektets livscyklus.

En af de vigtigste ulemper ved projektstyringsbanen i en organisation er ansættelsen af projektgruppemedlemmer og projektlederen efter afslutningen. Indlæser teamet er kendt for at være den vigtigste regel for succesfuld forretning, og i tilfælde af projektarbejde er der jævnligt "hængende i luften" grupper af specialister, der samtidig fratages en konstant belastning.

Sammenfattende ovenstående kan det konkluderes, at projektstyring er en integreret del af det moderne forretningsområde, og undersøgelsen af dens fundament er simpelthen nødvendigt for kompetente ledelsesbeslutninger både på statsniveau og inden for rammerne af en enkelt virksomhed.