Pligter kontormedarbejdere

Ofte, især i små organisationer, kontormedarbejdere er normalt kaldes sekretæren. Det lyder så meget mere solid position, men det faktum, at det ansvar, office manager afvige fra sekretærhjælp (selvom de sikkert har meget til fælles), sjældent nogen bekymret i dette tilfælde.

Hvad er ansvaret for medarbejderen? Først og fremmest ansvaret for office manager er at arbejde med dokumenter. Medarbejderen modtager modtaget korrespondance, registrerer det, sender modtageren sender til arkivet, hvis det er nødvendigt. Han accepterer også ansøgninger fra andre medarbejdere vil overføre dem til undertegnelsen af generaldirektør, forsikrer dem stemplet, og derefter giver tilbage. De pligter Office manager er at arbejde med interne dokumenter: trykning ordrer og deres clearance, opbevaring, sende arkiver og regnskab, der arbejder med udgående korrespondance. Hvis det er nødvendigt, bør han være i stand til at arbejde med noget kontorudstyr: fax, scanner, kopimaskine, samt at rekruttere og udskrive dokumenter. Forbered plads til præsentationer, holde mødereferater, møde og modtagelse af gæster og kunder som en del af hvervet kontor manager.

Ofte medarbejderen har at gøre med de traditionelle sekretæropgaver: fordeling af inviterede partnere eller ledere i hoteller, booking værelser, flybilletter og togbilletter. Afhængigt af detaljerne i virksomheden og på kontoret selv, kan lederen være en repræsentant for din virksomhed i erhvervslivet forhandlinger, og udføre hvervet som personalechef: søgningen efter nye medarbejdere, skabelse af incitamenter og uddannelsesprogrammer, design arbejde. Nogle gange fokuserer han på indførelse af informationsteknologi, udvikling af nye programmer.

Pligter Office manager antager viden:

1. Love og regler, der styrer de juridiske, information, business virksomheder.
2. Fundamentals som ledelse, markedsføring, iværksætteri og erhvervslivet.
3. Grundlaget for sociologi, psykologi, etik i erhvervslivet kommunikation, har ikke arbejdet med de ansatte og offentligheden.
4. Procedure for udarbejdelse af business forslag, rapporter, planer, kontrakter og aftaler.
5. Hjørnestenen i forvaltningen, det grundlæggende i ergonomi og arbejdsmiljø.

Ud over disse opgaver, ansvar kontormedarbejdere indeholder en oversigt over kontor og software, der kræves for at køre forbrugsstoffer (kontorartikler, papir og andet tilbehør), som er nødvendige for arbejdet i de ansatte. Også, er han forpligtet til at føre regnskab over disse materialer for at sikre deres udstedelse, for at afgøre, hvordan man kan opnå, organisere og holde styr på betalinger for forsyninger. Opgaverne i Office manager er at overvåge tilstanden af kontorudstyr, som omfatter: en operationel udfordring at mestre for reparationer, rettidig udskiftning af forbrugsvarer (såsom patroner), når det er umuligt at reparere - udskiftning af kontorudstyr.

Afhængigt af de regler, der er vedtaget i virksomheden, og dens størrelse kontor manager eller han tager opkald og faxer, videresende dem til den rette person, sende faxer og ringe op kunder og partnere, eller fører tilsyn med arbejdet i sekretærer, herunder overvågning af kulturen i deres tale. Også i hvervet kontor manager er at kontrollere sanitære tilstand af kontoret, den planlagte organisation vedligeholdelse, kalder teknisk personale til fejlfinding (f.eks udskiftning af lamper eller sink switche).

Generelt kan denne liste udvide eller kontrakt afhængigt af arbejdspladsen. Det er derfor nødvendigt, selv i den fase af interviewet at spørge, hvad office manager (opgaver den ansatte i virksomheden).